Contrat de sous-traitance des données

Responsable du traitement : le club qui utilise les Services (le « Club »).

Sous-traitant : Thomas Koch, entreprise individuelle, Seidenweg 12, 3012 Berne, Suisse (« Racket Panda »).

Le Club détermine les finalités et les moyens du traitement. Racket Panda traite les données uniquement sur instruction documentée du Club. L'utilisation des Services et l'acceptation des Conditions générales valent instruction au sens du présent contrat.

Objet : l'hébergement et la mise à disposition des données que le Club saisit dans Racket Panda, en particulier sa liste de membres.

Finalité : permettre au Club de gérer sa présence sur la plateforme, de réserver certains événements à ses membres, et de leur adresser ses propres annonces.

Durée : aussi longtemps que le Club dispose d'un compte actif, puis conformément à la section 10.

Personnes concernées : les membres du Club inscrits par celui-ci.

Données traitées : prénom, nom, adresse e-mail, langue de correspondance, les catégories de membre définies par le Club lui-même (par exemple le sport pratiqué ou le type d'abonnement), ainsi que la date d'ajout à la liste.

Racket Panda ne demande aucune donnée sensible au sens de l'art. 5 let. c LPD et ne prévoit aucun champ destiné à en recevoir : ni numéro de téléphone, ni date de naissance, ni numéro de licence, ni donnée de paiement, ni donnée de santé. Les catégories de membre sont saisies par le Club, qui reste responsable du traitement pour leur contenu. Racket Panda ne les interprète pas, ne les enrichit pas et ne les utilise qu'à une seule fin : sélectionner les destinataires d'une annonce, sur instruction du Club.

Racket Panda ne traite les données de la liste des membres que pour :

• les stocker et les restituer aux administrateurs approuvés du Club ;
• vérifier, lors de l'inscription à un événement réservé aux membres, si la personne figure sur la liste. Cette vérification retourne une réponse binaire et ne divulgue aucune donnée à des tiers ;
• envoyer aux adresses de cette liste les annonces que le Club rédige lui-même et déclenche lui-même depuis son tableau de bord ;
• restreindre, sur instruction du Club, les destinataires d'une annonce à une partie de la liste, selon les catégories que le Club a lui-même définies.

Racket Panda n'envoie jamais d'annonce de sa propre initiative : chaque envoi est rédigé et déclenché par le Club, qui atteste à cette occasion disposer du droit d'écrire à ces adresses. Chaque annonce comporte un lien de désabonnement en un clic, et un désabonnement est respecté durablement pour ce Club.

Racket Panda n'utilise ces données à aucune autre fin. En particulier, elle ne les utilise pas à des fins de marketing propre, de statistique, d'entraînement de modèles ou de profilage. Le suivi des ouvertures et des clics est délibérément désactivé.

Les personnes autorisées à traiter les données sont tenues à la confidentialité. À ce jour, l'accès administrateur est limité à l'exploitant nommé en section 1, pour les seuls besoins du support et de la maintenance.

• Cloisonnement au niveau de la base de données. La sécurité au niveau des lignes est activée sur la table des membres. Quatre règles distinctes (lecture, insertion, modification, suppression) exigent chacune une revendication approuvée pour le club concerné. La restriction est appliquée par le moteur de base de données, indépendamment du code applicatif.
• Aucune exposition publique. La liste n'est accessible par aucune page publique, aucun résultat de recherche, aucun export ni aucun plan de site.
• Chiffrement en transit (HTTPS/TLS) et au repos, assuré par les sous-traitants ultérieurs nommés en section 7.
• Minimisation. Seules les données listées en section 3 sont collectées.
• Suppression immédiate à la demande du Club depuis son tableau de bord.
• Liste de suppression. Un désabonnement, un rejet définitif ou une plainte retire l'adresse des envois suivants, automatiquement et durablement. Les nouvelles tables ne sont lisibles que par les administrateurs approuvés du Club et ne sont écrites que par le serveur.

Le Club autorise le recours aux sous-traitants ultérieurs suivants, qui sont les seuls à intervenir sur la liste des membres :

• Supabase, base de données et authentification. Hébergement : Francfort, Allemagne (UE).
• Vercel, hébergement applicatif et traitement en transit. Hébergement : Washington, DC, États-Unis.
• Resend, acheminement des annonces que le Club envoie à ses membres. Hébergement : Irlande (UE). Ne reçoit que les adresses des destinataires d'une annonce et le contenu rédigé par le Club, au moment de l'envoi.

Les autres prestataires utilisés par Racket Panda (Stripe pour la facturation du club, Mapbox pour les cartes, Vercel Analytics pour la mesure d'audience) ne reçoivent aucune donnée de la liste des membres.

Racket Panda informe le Club de tout changement de sous-traitant ultérieur intervenant sur ces données, avec un préavis raisonnable permettant au Club de s'y opposer.

Racket Panda assiste le Club, dans la mesure du possible, pour répondre aux demandes d'accès, de rectification, d'effacement ou d'opposition. Dans les faits, le Club peut traiter lui-même la plupart de ces demandes : la consultation, la modification et la suppression d'un membre s'effectuent directement depuis son tableau de bord.

En cas de violation de la sécurité affectant les données du Club, Racket Panda en informe le Club sans délai injustifié après en avoir pris connaissance, avec les éléments connus : nature de l'incident, données et personnes concernées, mesures prises. Le Club reste responsable de toute annonce au PFPDT ou aux personnes concernées.

À la fin de la relation contractuelle, ou sur demande du Club à tout moment, Racket Panda efface la liste des membres. Le Club peut également l'effacer lui-même à tout moment depuis son tableau de bord. Les sauvegardes résiduelles sont écrasées selon le cycle de rétention de l'hébergeur.

Racket Panda met à disposition du Club les informations nécessaires pour démontrer le respect des présentes obligations et se prête à un audit raisonnable, sur demande écrite et moyennant un préavis raisonnable.

Les données de la liste des membres sont stockées dans l'Union européenne (Francfort). L'Union européenne bénéficie d'une décision d'adéquation du Conseil fédéral, de sorte que ce stockage ne constitue pas un transfert nécessitant des garanties supplémentaires.

L'exécution de l'application par Vercel a actuellement lieu aux États-Unis, ce qui implique un traitement en transit hors de Suisse et de l'EEE. Ce traitement repose sur les garanties contractuelles appropriées convenues avec ce sous-traitant, notamment les clauses contractuelles types.