Auftragsverarbeitungsvertrag

Verantwortlicher: der Club, der die Dienste nutzt (der «Club»).

Auftragsbearbeiter: Thomas Koch, Einzelunternehmen, Seidenweg 12, 3012 Bern, Schweiz («Racket Panda»).

Der Club bestimmt Zweck und Mittel der Bearbeitung. Racket Panda bearbeitet die Daten ausschliesslich nach dokumentierter Weisung des Clubs. Die Nutzung der Dienste und die Annahme der AGB gelten als Weisung im Sinne dieses Vertrags.

Gegenstand: das Hosten und Bereitstellen der Daten, die der Club in Racket Panda erfasst, insbesondere seiner Mitgliederliste.

Zweck: dem Club ermöglichen, seine Präsenz auf der Plattform zu verwalten, einzelne Events seinen Mitgliedern vorzubehalten und ihnen eigene Mitteilungen zu senden.

Dauer: solange der Club über ein aktives Konto verfügt, danach gemäss Ziffer 10.

Betroffene Personen: die vom Club erfassten Mitglieder.

Bearbeitete Daten: Vorname, Name, E-Mail-Adresse, Korrespondenzsprache, die vom Club selbst definierten Mitgliederkategorien (etwa Sportart oder Abonnementstyp) sowie das Datum der Aufnahme in die Liste.

Racket Panda verlangt keine besonders schützenswerten Daten im Sinne von Art. 5 lit. c DSG und sieht dafür auch kein Feld vor: weder Telefonnummer noch Geburtsdatum, Lizenznummer, Zahlungs- oder Gesundheitsdaten. Die Mitgliederkategorien werden vom Club erfasst, der für deren Inhalt verantwortlich bleibt. Racket Panda interpretiert und ergänzt sie nicht und verwendet sie ausschliesslich für einen Zweck: die Empfänger einer Mitteilung auf Weisung des Clubs auszuwählen.

Racket Panda bearbeitet die Daten der Mitgliederliste ausschliesslich, um:

• sie zu speichern und den freigegebenen Administratoren des Clubs bereitzustellen;
• bei der Anmeldung zu einem Event, das Mitgliedern vorbehalten ist, zu prüfen, ob die Person auf der Liste steht. Diese Prüfung liefert eine Ja/Nein-Antwort und gibt keine Daten an Dritte weiter;
• an die Adressen dieser Liste die Mitteilungen zu senden, die der Club selbst verfasst und selbst über sein Dashboard auslöst;
• auf Weisung des Clubs die Empfänger einer Mitteilung auf einen Teil der Liste einzuschränken, anhand der vom Club selbst definierten Kategorien.

Racket Panda versendet nie von sich aus eine Mitteilung: Jeder Versand wird vom Club verfasst und ausgelöst, der dabei bestätigt, diese Adressen anschreiben zu dürfen. Jede Mitteilung enthält einen Abmeldelink mit einem Klick, und eine Abmeldung wird für diesen Club dauerhaft beachtet.

Racket Panda verwendet diese Daten zu keinem anderen Zweck. Insbesondere nicht für eigenes Marketing, Statistik, Modelltraining oder Profiling. Das Verfolgen von Öffnungen und Klicks ist bewusst deaktiviert.

Die zur Bearbeitung berechtigten Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Der Administratorzugriff ist derzeit auf den in Ziffer 1 genannten Betreiber beschränkt, ausschliesslich für Support und Wartung.

• Trennung auf Datenbankebene. Row Level Security ist auf der Mitgliedertabelle aktiviert. Vier getrennte Regeln (Lesen, Einfügen, Ändern, Löschen) verlangen je eine freigegebene Beanspruchung für den betreffenden Club. Die Einschränkung wird von der Datenbank durchgesetzt, unabhängig vom Anwendungscode.
• Keine öffentliche Sichtbarkeit. Die Liste ist über keine öffentliche Seite, kein Suchergebnis, keinen Export und keine Sitemap zugänglich.
• Verschlüsselung bei der Übertragung (HTTPS/TLS) und im Ruhezustand, gewährleistet durch die in Ziffer 7 genannten Unterauftragsbearbeiter.
• Datenminimierung. Es werden nur die in Ziffer 3 genannten Daten erhoben.
• Sofortige Löschung auf Wunsch des Clubs über sein Dashboard.
• Sperrliste. Eine Abmeldung, ein dauerhafter Zustellfehler oder eine Beschwerde entfernt die Adresse dauerhaft und automatisch aus künftigen Sendungen. Die neuen Tabellen sind nur für freigegebene Club-Administratoren lesbar und werden nur vom Server beschrieben.

Der Club genehmigt den Beizug folgender Unterauftragsbearbeiter, die als Einzige mit der Mitgliederliste in Berührung kommen:

• Supabase, Datenbank und Authentifizierung. Hosting: Frankfurt, Deutschland (EU).
• Vercel, Anwendungshosting und Bearbeitung bei der Übertragung. Hosting: Washington, D.C., USA.
• Resend, Zustellung der Mitteilungen, die der Club an seine Mitglieder sendet. Hosting: Irland (EU). Erhält nur die Adressen der Empfänger einer Mitteilung und den vom Club verfassten Inhalt, im Moment des Versands.

Die übrigen von Racket Panda eingesetzten Dienstleister (Stripe für die Rechnungsstellung an den Club, Mapbox für Karten, Vercel Analytics für die Reichweitenmessung) erhalten keine Daten aus der Mitgliederliste.

Racket Panda informiert den Club über jeden Wechsel eines Unterauftragsbearbeiters, der diese Daten betrifft, mit angemessener Vorankündigung, damit der Club widersprechen kann.

Racket Panda unterstützt den Club im Rahmen des Möglichen bei Auskunfts-, Berichtigungs-, Löschungs- und Widerspruchsbegehren. Praktisch kann der Club die meisten Anliegen selbst erledigen: Einsicht, Änderung und Löschung eines Mitglieds erfolgen direkt über sein Dashboard.

Bei einer Verletzung der Datensicherheit, die Daten des Clubs betrifft, informiert Racket Panda den Club ohne ungerechtfertigte Verzögerung nach Kenntnisnahme, mit den bekannten Angaben: Art des Vorfalls, betroffene Daten und Personen, ergriffene Massnahmen. Für Meldungen an den EDÖB oder an betroffene Personen bleibt der Club verantwortlich.

Bei Beendigung des Vertragsverhältnisses oder auf Wunsch des Clubs löscht Racket Panda die Mitgliederliste. Der Club kann sie jederzeit auch selbst über sein Dashboard löschen. Verbleibende Sicherungskopien werden gemäss dem Aufbewahrungszyklus des Hosters überschrieben.

Racket Panda stellt dem Club die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung dieser Pflichten erforderlich sind, und ermöglicht auf schriftliche Anfrage und mit angemessener Vorankündigung eine angemessene Überprüfung.

Die Daten der Mitgliederliste werden in der Europäischen Union gespeichert (Frankfurt). Für die Europäische Union besteht ein Angemessenheitsbeschluss des Bundesrats, weshalb diese Speicherung keine Übermittlung darstellt, die zusätzliche Garantien erfordert.

Die Ausführung der Anwendung durch Vercel erfolgt derzeit in den USA, womit eine Bearbeitung während der Übermittlung ausserhalb der Schweiz und des EWR stattfindet. Diese stützt sich auf die mit diesem Unterauftragsbearbeiter vereinbarten geeigneten vertraglichen Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln.